Kaufmännische Prozesse im Büro
Hier entstehen Zahlen, hier werden Informationen weitergegeben und Aufgaben verteilt. Wenn das Büro rund läuft, spürt es der ganze Betrieb.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Wenn mehrere Punkte zutreffen, steckt im Büro ungenutzte Zeit.
- Rückfragen landen fast immer bei der Geschäftsführung
- Monatszahlen werden von Hand aus mehreren Tabellen zusammengetragen
- Jedes Angebot sieht anders aus und dauert zu lange
- Rechnungen gehen erst Tage nach der Lieferung raus
- Wenn jemand krank ist, weiß keiner, wie es weitergeht
- Die Software kann mehr, als im Alltag genutzt wird
Wo ich im Büro ansetze
Sieben Jahre war ich kaufmännischer Allrounder in der Metallindustrie. Diese Aufgaben kenne ich vom eigenen Schreibtisch.
Geschäftsführung entlasten
Wenn jede Rückfrage bei der Geschäftsführung landet, bleibt keine Zeit für Kunden, Strategie und Personal. Mit klar beschriebenen Aufgaben, eindeutigen Zuständigkeiten und dokumentierten Abläufen kann Ihr Team eigenständig arbeiten.
- Aufgaben und Zuständigkeiten klar beschreiben
- Abläufe dokumentieren, damit Vertretung funktioniert
- Regeln für wiederkehrende Entscheidungen
- Übergabe von Aufgaben an das Team begleiten
Reporting automatisieren
Statt Zahlen am Monatsende von Hand zusammenzutragen, entstehen Ihre Kennzahlen automatisch aus den Systemen, die Sie ohnehin nutzen. So treffen Sie Entscheidungen auf einer verlässlichen Grundlage.
- Kennzahlen festlegen, die Sie wirklich brauchen
- Daten aus ERP, Buchhaltung und Tabellen zusammenführen
- Berichte, die sich selbst aktualisieren
- Controlling und Monatsauswertung vereinfachen
Informationen für Ihre Mitarbeitenden
Wer seine Aufgabe gut machen soll, braucht die richtigen Informationen zur richtigen Zeit. Ich sorge dafür, dass Auftragsstatus, Termine und Vorgaben an einer Stelle bereitstehen, statt in Köpfen, Ordnern und Postfächern verteilt zu sein.
- Auftragsstatus und Termine für alle sichtbar
- Zuständigkeiten und Ansprechpartner klar
- Vorgaben und Arbeitsanweisungen an einer Stelle
- Weniger Rückfragen im Alltag
Vom Angebot bis zum Zahlungseingang
Der Weg von der Kundenanfrage bis zum Geld auf dem Konto entscheidet über Ihre Liquidität. Ich verkürze ihn, indem Daten nur einmal erfasst werden und jeder Schritt sauber an den nächsten übergibt.
- Angebote schneller und einheitlich erstellen
- Auftragsbestätigung ohne Doppelerfassung
- Rechnung direkt nach der Lieferung
- Forderungsmanagement und Mahnwesen
ERP und CRM richtig nutzen
Viele Betriebe nutzen nur einen Bruchteil ihrer Software. Ich bewerte, was Ihr System kann, richte es passend ein und automatisiere wiederkehrende Schritte. Dabei bin ich an keinen Hersteller gebunden.
- Bestehende Software bewerten
- Einrichtung und Stammdaten verbessern
- Wiederkehrende Schritte automatisieren
- Bei Bedarf ein neues System auswählen
E-Rechnung
Die Pflicht kommt schrittweise bis 2028. Ich prüfe, wo Ihr Unternehmen steht, und begleite die Umstellung so, dass Ihr Rechnungsprozess schneller wird.
Mehr zur E-Rechnung
Vom ersten Gespräch bis zur Übergabe
So läuft die Zusammenarbeit, Schritt für Schritt.
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Schritt 1
Kennenlernen
Im kostenfreien Gespräch klären wir, wo es hakt und ob ich der Richtige dafür bin.
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Schritt 2
Potenzialcheck
Rund zwei Tage vor Ort nehme ich Ihre Abläufe auf. Sie bekommen priorisierte Empfehlungen zum Festpreis.
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Schritt 3
Umsetzung
Wir setzen die wichtigsten Maßnahmen gemeinsam um. Ich steuere, schule und binde bei Bedarf Ihr Softwarehaus ein.
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Schritt 4
Übergabe
Ihr Team arbeitet eigenständig mit den neuen Abläufen. Ich bleibe für Rückfragen erreichbar.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür eine neue Software?
Nicht unbedingt. Oft kann die vorhandene Software deutlich mehr, als im Alltag genutzt wird. Ich prüfe zuerst, was Ihr System kann. Nur wenn es wirklich nicht passt, helfe ich bei der Auswahl eines neuen. Dabei bin ich an keinen Hersteller gebunden.
Arbeiten Sie mit unserem Softwarehaus zusammen?
Ja. Analyse, Konzeption, Projektsteuerung und Schulung übernehme ich selbst. Für die technische Umsetzung binde ich bei Bedarf Ihr Softwarehaus oder erfahrene Partner ein.
Womit fangen wir an?
Mit einem kostenfreien Kennenlerngespräch. Wenn es passt, folgt der Potenzialcheck: rund zwei Tage vor Ort, danach wissen Sie, wo sich Aufwand am meisten lohnt.
Lernen wir uns kennen
Das erste Gespräch ist kostenfrei und unverbindlich. Erzählen Sie mir, wo Sie in Ihrem Betrieb Herausforderungen haben, und wir klären, ob und wie ich helfen kann.